Amministrazione a prova di compliance: come migliorare la gestione del Back Office a beneficio della sicurezza

Navigare nel Mare Magnum di normative che oggi regolano la gestione amministrativa, garantendo la completa compliance dei documenti in circolazione all’interno dell’azienda, è una delle sfide cruciali per qualsiasi organizzazione. In questo scenario, le nuove tecnologie caratterizzanti il paradigma dell’Industria 4.0 – come l’intelligenza artificiale applicata alle attività di gestione dei flussi delle informazioni destrutturate all’interno dell’organizzazione – permettono di migliorare notevolmente la gestione delle attività di back office. I benefici più evidenti si riscontrano sul fronte della sicurezza, dei risultati operativi, sulla conformità degli atti prodotti e quindi sul successo complessivo del business.  

 

Dati e normative, una sfida per l’amministrazione 

 

Adempiere alle normative e, nel contempo, tenere il passo ai cambiamenti che il paradigma 4.0 impone alle aziende: è questa la sfida a cui sono chiamati, nel panorama attuale, gli operatori del back office. Da un lato, infatti, c’è la legge che prevede diversi obblighi per le imprese, che sono tenute a trattare e conservare secondo precise prassi i documenti rilevanti dal punto di vista legale, così come i dati (si pensi al GDPR). Dall’altro si fa strada la necessità sempre più impellente di cambiare profondamente le dinamiche operative all’interno di tutti gli uffici per abbracciare i processi della digital transformation, che modificano profondamente il management di quei documenti e di quei dati. In sintesi, per vincere la sfida occorre adattarsi efficacemente a un quadro normativo sempre più articolato e in costante aggiornamento mentre si rivoluziona l’intero approccio organizzativo interno. Le aziende necessitano dunque di implementare nuove funzionalità che aumentino l’efficienza dei processi per una gestione avanzata delle informazioni con l’obiettivo di identificare rapidamente eventuali non conformità. 

 

Rivoluzione digitale e amministrazione 4.0 

 

Il tempo degli armadi impolverati in cui stipare montagne di faldoni sta tramontando. Digitalizzazione e dematerializzazione hanno notevolmente alleggerito il bagaglio amministrativo delle aziende e l’automazione ha snellito le dinamiche di gestione, archiviazione e consultazione.  

Oggi grazie al cloud, i documenti digitali possono essere archiviati online, aggiornati in tempo reale, consultati da qualsiasi dispositivo e in qualunque momento e rapidamente condivisi tra gli utenti abilitati. Attraverso l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico, inoltre, è possibile abilitare una modalità di indicizzazione smart che permette di etichettare, classificare e monitorare l’intero flusso informativo in maniera automatica e standardizzata. Questo garantisce univocità dei processi, riduce sensibilmente la possibilità di errore e migliora la compliance delle attività aziendali (sia rispetto a normative esterne che alle policy interne).  

 

Arxeia 365, un alleato per la compliance normativa 

 

Arxeia 365, suite per l’organizzazione del digital workplace proposta da IWG, rappresenta un importante alleato per ottimizzare le attività amministrative che prevedono la gestione di ingenti flussi di informazioni destrutturate. La soluzione consente infatti una gestione collaborativa, automatizzata e intelligente della posta elettronica (ordinaria e PEC), dell’archiviazione documentale, del protocollo e della conservazione, nel pieno rispetto della compliance normativa.  

La suite, pensata per Office 365 su piattaforma Azure, esprime tutto il potenziale dell’intelligenza artificiale al servizio dei processi amministrativi: grazie a potenti algoritmi di IA e avanzati servizi cognitivi, infatti, riesce ad analizzare, riconoscere e identificare in maniera automatica le diverse tipologie di informazioni, classificandole in base a criteri di machine learning. In questo modo si migliorano le attività di categorizzazione e si velocizzano le modalità di ricerca e navigazione tra la immensa ed eterogenea mole di dati prodotti e archiviati in azienda (fatture, e-mail, schede tecniche, pagamenti…). Il modulo dedicato alla gestione della posta elettronica, per esempio, è progettato per evitare la perdita di informazioni, riconoscere tempestivamente la presenza di eventuali anomalie, garantire la compliance al GDPR e la trasparenza nelle comunicazioni senza intaccare le firme digitali. La soluzione, inoltre, consente il trasferimento di tutte le comunicazioni ricevute (anche PEC) all’interno dello spazio condiviso di SharePoint Online, dove ne mantiene la validità: è possibile così di conservare tutti i messaggi, in maniera sicura, all’interno di un unico ambiente digitale costantemente sottoposto a processi di backup. In merito alla conservazione digitale, Arxeia 365 equipara gli atti cartacei con quelli elettronici e permette di conservare nel tempo la documentazione garantendo la compliance normativa grazie alla firma digitale e alla marca temporale.