Come garantire la sicurezza e la conservazione dei documenti

La conservazione dei documenti in azienda garantisce precisi requisiti di sicurezza, accessibilità e flessibilità; e porta svariati benefici all’attività di back office e a tutto il workflow. 

 

Nell’era della digitalizzazione l’asset più importante che ogni azienda possiede sono i dati. E per dati si intende anche quella enorme mole di informazioni contenute all’interno dei documenti che circolano in amministrazione, come fascicoli, circolari, PEC, protocolli e note spese. Inoltre, a fronte di complessità normative sempre più stringenti, risulta essenziale digitalizzare e conservare in sicurezza la documentazione prodotta in azienda.  

La parola chiave è dematerializzare: un passaggio cruciale che permette al business di ridisegnare i processi operativi in un’ottica più snella, efficiente e sicura. Un risultato pienamente raggiungibile solo attraverso l’implementazione di soluzioni integrate e facili da utilizzare che permettano di gestire efficacemente tutto il flusso documentale in un’ottica olistica e collaborativa, a partire dalla creazione di ogni singolo file fino alla sua protocollazione e archiviazione. 

 

Recuperare efficienza nelle attività di back office 

 

La gestione documentale e le attività di back office sono attività che, non producendo direttamente fatturato, sembrano non avere alcun impatto diretto sul successo del business. Le cose, in realtà, non stanno affatto così: la gestione dei documenti rappresenta a tutti gli effetti un nodo fondamentale all’interno del complesso reticolato di operazioni aziendali. Da una gestione efficace del back office dipende infatti gran parte della qualità del servizio o del prodotto fornito al cliente finale.  

Oggi, attraverso le nuove tecnologie le operazioni di document management possono finalmente avere l’attenzione e il supporto adeguati: le attività di back office possono essere ottimizzate grazie a strumenti di integrazione, condivisione e collaborazione che permettono di snellire il workflow e migliorare le prassi operative. Grazie al cloud e a soluzioni integrate all’interno di software di Enterprise Resource Planning (ERP) e piattaforme di produttività, è ora possibile adottare un approccio olistico con cui orchestrare organicamente e in completa sicurezza le attività di gestione documentale, semplificando i processi di dematerializzazione, gestione, conservazione e compliance normativa. 

 

Sicurezza, conservazione elettronica e sostitutiva 

 

Le aziende sono obbligate per legge a conservare, secondo specifiche normative, molta della documentazione in loro possesso. Tradizionalmente, ottemperare a queste richieste significava organizzare manualmente il materiale cartaceo per poi stiparlo in pesanti faldoni che andavano a loro volta a occupare sempre più spazio in ufficio e negli archivi.  

La conservazione elettronica è invece un processo basato su soluzioni che prevedono l’impiego di specifici formati informatici rivolti a garantire – secondo quanto previsto dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale – le caratteristiche di autenticità del documento digitale, il mantenimento del suo valore giuridico e la sua reperibilità, oltre a preservarne integrità e leggibilità.  La conservazione sostitutiva, prevista dalla normativa, prevede invece l’archiviazione in copia digitale di documenti originariamente analogici resi legali attraverso l’apposizione di una firma digitale (con cui viene identificato univocamente l’autore) e alla marca temporale (con cui se ne certifica la data di creazione). 

 

Conservazione digitale dei documenti: i vantaggi 

 

Scegliere una soluzione di conservazione digitale permette dunque di archiviare per sempre la versione elettronica legalmente valida di tutta la documentazione in un unico repository, eliminando completamente i problemi di spazio ed evitando la possibilità di incorrere in perdite di informazioni o errori umani – il tutto in conformità al GDPR. Non solo, la conservazione digitale rende anche molto più semplice, immediata e intuitiva la consultazione di qualsivoglia documento (che rimane leggibile per sempre e può essere aperto ovunque, in qualsiasi momento e su qualsiasi device da chiunque possieda le credenziali d’accesso) e, non ultimo, abbatte i costi di stampa. Infine, integrandosi con la PEC e applicativi di terze parti, un efficace sistema di conservazione dei documenti permette di rendere il workflow più fluido, semplice ed efficiente.