Come la digital transformation può ottimizzare il lavoro d’ufficio e stimolare i dipendenti

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Affrontare la trasformazione digitale in ottica lavorativa significa necessariamente ripensare in modo radicale al concetto di ufficio, di tempo-lavoro, di comunicazione. È proprio grazie alla  digital transformation che oggi è possibile parlare di “ufficio senza pareti” senza che una locuzione del genere suoni enfaticamente utopica.  

Oggi, la qualità delle prestazioni offerte dagli “smart object” in termini di efficienza e portatilità e l’accesso alla rete senza soluzione di continuità permettono di disporre di una postazione di lavoro sempre e ovunque.  Al centro di questo nuovo sistema di lavoro, più aperto e dinamico, si trova una biblioteca software che comprende le stesse applicazioni offerte dai pacchetti installati sui desktop tradizionali, ottimizzate per rispondere alle diverse esigenze dei collaboratori e dei singoli gruppi di lavoro.  

La selezione di tali programmi nasce quindi da un’attenta valutazione delle reali esigenze aziendali, così da individuare quelli più adatti non solo in termini di performance, ma anche dal punto di vista della funzionalità e della semplicità di utilizzo. 

Parola d’ordine: digitalizzare  

Anche se di digitalizzazione si parla ormai da tempo, è solo adesso che il processo di digitalizzazione può realizzarsi in forma compiuta e mostrare tutte le sue potenzialità. Merito innanzitutto della possibilità di sfruttare le risorse del Cloud e quindi organizzare un archivio digitale dove raccogliere e organizzare documenti e risorse software che possono essere messe a disposizione delle diverse figure professionali coinvolte nella vita aziendale in funzione delle specifiche necessità e opportunità.  

Il vantaggio offerto dalla digitalizzazione si manifesta a più livelli, a partire da una gestione più ordinata – e coordinata – delle informazioni, che grazie a essa sono sempre aggiornate, disponibili e facilmente accessibili. Dal punto di vista dei singoli componenti dei vari team di lavoro, questo non si traduce solo in un aumento dell’efficienza, ma anche in una maggiore comodità di utilizzo.  

Il passaggio a un ambiente ad alto tasso di digitalizzazione può essere riassunto in pochi dati, offerti da una recente ricerca pubblicata da Fujitsu, nella quale si scopre che in un’azienda di grandi dimensioni, ogni 12 secondi viene smarrito un documento e che di ogni foglio vengono prodotte dalle 9 alle 11 copie cartacee; per quanto riguarda i costi, invece, è stato calcolato che il costo collegato all’utilizzo del supporto fisico per trasferire e condividere le informazioni è circa 31 volte più alto rispetto a quello richiesto per la circolazione del formato digitale. 

Anche dal punto di vista della comunicazione, la digital transformation è in grado di rispondere efficacemente alle esigenze di facilità di utilizzo e condivisione delle informazioni che soprattutto in un ambiente di lavoro di tipo collaborativo si rivelano prioritarie. Allo stesso modo, l’aumentata sicurezza dei protocolli e dei sistemi di controllo rende lo scambio di materiale digitale sempre più fluido e confortevole.  

In questo può contribuire in maniera importante anche l’introduzione dei servizi di posta certificata (PEC), che non solo rendono possibile conferire alle comunicazioni digitali effettuate attraverso appositi servizi un valore legale, ma con le sue diverse funzionalità può semplificare e migliorare l’efficienza di comunicazione. 

Trasformazione o rivoluzione?  

Che la digitalizzazione delle strutture e delle attività aziendali e lavorative sia una tendenza inevitabile e incontrovertibile è ormai un’affermazione universalmente condivisa; questo però non significa che esista un approccio univoco alla conversione dal modello operativo ancora parzialmente analogico a quello integralmente digitale. Mentre infatti nella maggioranza dei casi si opta per un passaggio graduale, altri teorizzano l’opportunità di adottare quella che viene indicata come la “digital disruption”, una discontinuità netta e irreversibile che comporta la completa e definitiva adozione dei nuovi strumenti e delle tecnologie.  

Si tratta insomma di decidere tra una strategia gradualmente trasformativa e una di tipo rivoluzionario. La scelta, evidentemente, deve poggiare su un’attenta analisi dello scenario di riferimento: saranno il livello iniziale di digitalizzazione di clienti, fornitori e competitor, le competenze interne già presenti e quelle da costruire, e il costo (in termini economici e di tempo), a suggerire di scegliere quale strada intraprendere: quella dell’ammodernamento graduale oppure quella della completa sostituzione. 

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