I 5 passi per trasformare un ufficio in chiave 4.0

Negli ultimi vent’anni, la trasformazione dell’ufficio, inteso come l’ambiente in cui viene svolto l’attività lavorativa, ha indubbiamente subito una grande accelerazione, passando attraverso una serie di stadi evolutivi. Così, partendo dal cosiddetto “Serviced Office”, l’ufficio classico completamente attrezzato, si è passati all’introduzione del concetto di Coworking, che a partire dalla fine degli anni ’80 ha ridefinito i limiti logistici dello spazio lavorativo e ha condotto alla sostituzione del classico workplace con il concetto di “comunità” di professionisti e impiegati attivi in spazi e momenti diversi. Il passo successivo ha portato alla creazione dell’Ufficio 4.0, dove il concetto di comunità viene sostituito da quello di “ecosistema”: un sistema di relazioni tra uffici, attività, professionalità che non sono più collegate tra loro dalla condivisione di spazi e strumenti, ma da quella delle informazioni e degli strumenti per gestirle e utilizzarle.  

Anche in questa nuova fase, il motore dell’evoluzione si conferma essere lo sviluppo delle applicazioni IT, che sono chiamate a definire un ambiente eclettico e multidimensionale, facilitare le collaborazioni, sviluppare le relazioni professionali e offrire un accesso immediato e differenziale alle risorse necessarie alle singole figure professionali coinvolte. 

 

Primo passo: coniugare varietà e compatibilità  

Ripensare l’ufficio in termini di ecosistema significa innanzitutto costruire un ambiente compatibile con i diversi network e sistemi informativi utilizzati, così da rendere possibile e semplice l’accesso alle informazioni nei tempi e nelle modalità più efficaci. A partire dalle architetture di rete per arrivare alla scelta e alla customizzazione delle applicazioni, il progetto generale dovrà quindi prevedere prima di tutto una soluzione a questo elemento che rimane nodale.  

 

Secondo passo: garantire accesso alle risorse, sempre e dovunque  

Correlato al problema della compatibilità e dell’integrazione delle varie applicazioni, vi è quello della sincronizzazione dei diversi dispositivi utilizzati nei differenti scenari: i dati, le informazioni e le comunicazioni vengono generati e processati da sistemi operativi diversi e devono successivamente essere fruibili e a disposizione di tutti gli attori coinvolti nel progetto, sia online che in modalità offline. Si tratta, insomma, di individuare quello che viene indicato come un “workspace aggregator”: una soluzione che permetta, appunto, di rendere disponibili le stesse risorse indipendentemente dalla sovrastruttura tecnologica utilizzata.  Ugualmente importante è la definizione di un’interfaccia che renda semplice e sicuro l’utilizzo delle risorse in questione da qualunque punto di accesso, sia esso rappresentato da un computer oppure da un dispositivo mobile. 

 

Terzo passo: una fonte unica per tutti i flussi di dati 

Il coinvolgimento di una forza lavoro sempre più allargata, flessibile e delocalizzata impone la definizione di spazi di archiviazione esternalizzati derivati dall’utilizzo delle risorse messe a disposizione dai diversi provider in ambiente Cloud. Questo passaggio, inizialmente visto con cauto sospetto per questioni di sicurezza e affidabilità, è oggi considerato parte integrante del sistema ufficio: attualmente, il 94% dei responsabili delle aziende di piccole e medie dimensioni considera il livello di sicurezza offerto dall’ambiente Cloud superiore a quello ottenibile servendosi di un servizio interno e il 75% delle compagnie ha rilevato un miglioramento dell’efficienza del servizio 

 

Quarto passo: comunicazione a 360 gradi, sicura e veloce 

Una volta costruito l’ambiente adatto, diventa impellente la definizione di un sistema di comunicazione in grado prima di tutto di sostenere il traffico dati in entrata e in uscita. Occorre individuare i protocolli di sicurezza più efficaci, definire e automatizzare le principali funzionalità, come quella dello smistamento dei messaggi verso i loro destinatari, l’organizzazione dell’archivio e l’ottimizzazione delle modalità di accesso e di utilizzo.  

 

Quinto passo: semplificare i processi amministrativi 

A fronte dell’aumentata complessità e varietà dei flussi di dati e delle interazioni tra le diverse unità operative coinvolte nell’attività dell’azienda, emerge contestuale il rischio di una crescente complessità nell’amministrazione tanto della sovrastruttura generale, quanto dei processi particolari. Il processo di semplificazione è dunque un altro passaggio obbligato per giungere a una definizione efficace di un ufficio versione 4.0: semplificazione delle procedure interne, dei flussi dei dati, dei protocolli operativi, ma anche – come detto – delle interfacce utilizzate per sfruttare al meglio le funzionalità degli applicativi utilizzati.