La conservazione sostitutiva

 

La Conservazione digitale – o conservazione sostitutiva – è uno strumento alternativo all’archiviazione cartacea dei documenti, che permette un enorme risparmio in termini di stoccaggio, costi di stampa e ricerca.

La conservazione sostitutiva consente di conservare in solo formato digitale sia documenti che all’origine erano cartacei (a seguito di una procedura di scansione) sia documenti prodotti sin dall’origine in formato digitale. È ideale per tutta quella documentazione che deve essere conservata per più anni, perché garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico. Si tratta, infatti, di una procedura regolamentata dalla legge italiana che equipara il documento cartaceo a quello digitale. In particolare, il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dall’art. 44 del CAD, il Codice dell’Amministrazione digitale.

A garantire la legalità del documento sono: la firma digitale e la marca temporale. Queste due caratteristiche rendono il documento immodificabile fissando su di esso data e ora della “timbratura”.

La firma digitale – equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta – è associata stabilmente al documento elettronico sulla quale è apposta e ne attesta con certezza l’integrità, l’autenticità, la non ripudiabilità. La marca temporale, invece, è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l’effettivo avvenimento di un certo evento.

Da una ricerca dell’Osservatorio del Politecnico di Milano risulta che gli archivi cartacei sono sempre meno sostenibili. Basti pensare che su 608 professionisti, il 54 per cento degli archivi è prossimo alla saturazione, mente l’8 per cento è già saturo. Gli archivi cartacei – se esterni – hanno un costo elevato – se di proprietà – sono un vero spreco di spazio.

La buona notizia è che i processi di conservazione sostitutiva possono essere svolti in outsourcing, affidando a società esterne specializzate la gestione dei documenti digitali. Non è necessario, dunque, diventare esperti di conservazione sostitutiva e dematerializzazione!

Il software Arxeia di Information Workers Group, integra perfettamente la conservazione sostitutiva con i sistemi gestionali: archiviazione dei documenti emessi e ricevuti, condivisione dei metadati utili alla catalogazione.Inoltre è implementata in ambiente Microsoft SharePoint.

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