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In azienda siamo sommersi da faldoni di documenti cartacei.

Basta pensare, ad esempio, al faldone di una pratica legale, al fascicolo di un cliente, di un fornitore, al faldone delle fatture, dei documenti bancari…

E spesso siamo direttamente noi a generare carta a partire da file digitali che non sappiamo come organizzare.

Inoltre gli utenti oggi sono abituati a lavorare con diversi strumenti non integrati tra loro.

I documenti digitali vengono salvati nelle cartelle di rete, organizzate secondo un’alberatura di cartelle e sottocartelle spesso molto articolata, per cui gli utenti sono costretti a duplicare alcuni contenuti per riorganizzarli secondo la propria logica e le proprie esigenze in altre cartelle e sottocartelle.

Le email rimangono archiviate nel client di posta,  riorganizzate spesso in diverse cartelle e sottocartelle. Spesso inoltre, tramite email, vengono scambiati documenti con i propri colleghi, quindi il client di posta diventa anche un repository documentale.  Tali file poi vengono nuovamente salvati nelle cartelle di rete, generando così, in azienda, diverse copie delle stesso documento.

La posta certificata è completamente distaccata dal resto dell’archivio documentale, per cui viene stampata e conservata in archivi cartacei.

Per protocollare i documenti si utilizzano ancora registri cartacei o file Excel e per distribuire all’interno dell’azienda un documento protocollato, viene inoltrato per email oppure ne viene distribuita una copia ai diversi interessati.

In questo modo la collaborazione all’interno dell’azienda risulta difficile e la condivisione delle informazioni si traduce spesso in una duplicazione.

Se si vuole migliorare l’efficienza di un’azienda è necessario dotarsi di un sistema di archiviazione che consenta di:

  • Centralizzare in un unico ambiente i diversi tipi di contenuti generati e utilizzati (email standard, email PEC, fax, documenti cartacei, documenti digitali, appunti, attività, documenti fiscali).
  • Organizzare l’archivio secondo una logica di “etichette” da assegnare ai file (es. cliente, data documento, tipo documento…), quindi non secondo una struttura fisica (cartelle e sottocartelle) ma logica (metadati), in modo rendere più rapida e agevole la ricerca dei documenti.
  • Poter accedere ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione (anche dall’esterno dell’azienda e da dispositivi mobili).
  • Lavorare offline sui documenti condivisi, senza preoccuparsi di dover ricaricare nel sistema la versione aggiornata una volta rientrati in azienda.
  • Poter recuperare facilmente contenuti eliminati erroneamente, senza ricorrere al ripristino dal backup.

L’informazione, la collaborazione e la conoscenza sono una grande ricchezza per l’azienda ma se non siamo in grado di fruirne equivale a non averle.

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