Tutto quello che c’è da sapere per un ufficio a prova di Compliance

La rivoluzione digitale ha certamente determinato un miglioramento della capacità e dell’efficienza operativa, ma ha anche aumentato l’importanza della Funzione Compliance. Quest’ultima, infatti, si prefigge il compito di valutare la conformità delle pratiche aziendali alle normative emanate sia dalle autorità esterne, sia dalle unità interne di controllo delle pratiche di autoregolamentazione delle singole aziende. In effetti, la trasformazione digitale in atto e i conseguenti mutamenti nelle prassi riferite a ogni aspetto dell’organizzazione del lavoro hanno reso più urgente che mai l’esigenza di un atteggiamento proattivo nei confronti del cosiddetto “rischio di non conformità”. A titolo d’esempio, basti pensare che nel corso del 2015, nel solo settore bancario il numero dei provvedimenti normativi è aumentato del 25%: un trend evolutivo generale, che non sembra dare cenni di rallentamento ma che proprio grazie alla Funzione Compliance può essere vissuto da tutte le componenti aziendali in maniera serena e costruttiva, proprio perché depotenziato dal già citato rischio di non conformità delle pratiche d’ufficio. 

 

Ufficio 4.0: automatizzare per migliorare 

L’efficacia dell’attività di Compliance si traduce immediatamente in un ambiente di lavoro più efficiente e sicuro. In questo senso, il primo passo da compiere è quello di ridurre le possibilità di errore nelle fasi dove si verifica più frequentemente, vale a dire quelle routinarie. In questo senso, la parola d’ordine è: automazione. È proprio sfruttando la precisione e i sistemi di controllo interni ai processi automatizzati, infatti, che diventa possibile minimizzare la possibilità di incorrere in errori di procedura e di applicazione. Non si tratta solamente di migliorare l’efficienza generale: automatizzare le procedure più monotone e ripetitive (che si rivelano spesso quelle maggiormente a rischio di infrazione) permette anche di liberare le risorse del personale e indirizzarle verso compiti “a bassa frequenza”, più qualificanti e stimolanti, diminuendo così il livello di stress e aumentando quello di soddisfazione nell’ambiente di lavoro.  

Dal punto di vista della gestione delle informazioni, poi, l’applicazione delle corrette procedure automatizzate si traduce anche in un meccanismo in grado di ordinare, proteggere e conservare i dati in ingresso e in uscita. Per quanto riguarda le comunicazioni via e-mail per esempio, funzionalità come quelle di archiviazione, risposta automatica, abbinamento dei singoli messaggi alle relative ricevute di avvenuto recapito avvengono in tempo reale e senza la mediazione umana, rendendo le comunicazioni più lineari, veloci e sicure. 

 

Un ufficio sempre più “intelligente” grazie all’AI 

Per sfruttare al meglio le potenzialità offerte dall’automatizzazione dei processi, però, occorre sviluppare al massimo le capacità analitiche e gestionali dell’intero sistema preposto alla gestione dei flussi dei dati e delle informazioni: in altre parole, si tratta di sviluppare un’intelligenza artificiale composta da un insieme di funzionalità grazie alle quali i dispositivi utilizzati vengono messi nelle condizioni di gestire i compiti ad essi assegnati autonomamente e correttamente. Rimanendo in ambito Compliance, per esempio, un’AI efficiente sarà in grado di garantire una maggiore profondità di analisi e un minore tempo di reazione all’eventuale errore individuato. Non solo: sarà sempre l’intelligenza artificiale a offrire le migliori prestazioni in termini di organizzazione e gestione dei dati, grazie a un sistema di classificazione basato sull’applicazione di sofisticati algoritmi che garantiranno risposte rapide e mirate alle singole richieste, rendendo più veloci ed efficaci le ricerche delle informazioni all’interno dei database. 

 

Il sistema analizza, impara e risolve   

Lo scopo principale della Funzione Compliance è quello di adeguare le procedure di gestione del flusso di materiale, dati e comunicazioni e, più in generale, l’intero ambiente lavorativo alle normative regolatorie vigenti. Essa deve quindi evolversi contestualmente alle richieste normative e alle modalità applicative previste nei diversi scenari. Entra qui in gioco la capacità del sistema stesso di “crescere” attraverso un sistema di addestramento continuo basato su machine learning, grazie al quale i computer e i dispositivi coinvolti raccolgono ed elaborano le informazioni ricevute per poi proporre risposte autonome in base alle diverse situazioni. Un processo che sarà tanto più efficace quanto più sarà sviluppata e funzionale l’intelligenza artificiale alla quale esso verrà applicato.