Vidiquette: la guida alla video conferenza

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a cura del nostro partner Polycom

Che cos’è una ‘vidiquette’? Vidiquette è un neologismo che indica l’etichetta per le videoconferenze e il lavoro in collaborazione. Sempre di più, infatti, la tecnologia video fa parte della vita lavorativa quotidiana. Ma mentre siamo ormai abituati all’utilizzo di tecnologie consolidate come i telefoni cellulari, e-mail e messaggi di testo, mancano regole universalmente accettate per le video conferenze. Non ci sono ancora standard interculturali come quando diciamo ‘pronto’ rispondendo al telefono o scriviamo “LOL” per indicare qualcosa di umoristico.

Certo, ci sono regole dettate dal buon senso, come non interrompere mentre qualcun altro parla o prestare attenzione. Ma con l’incremento delle comunicazioni in real-time e la comunicazione visiva on-domand, è utile sviluppare degli standard di galateo anche per il video. Inoltre, essere visibili in video può far sentire a disagio i neofiti di questa tecnologia, quindi un po’ di orientamento può fornire qualche conforto.  Ecco quindi alcune nozioni di base fondamentali da seguire per migliorare la user experience tua e dei tuoi colleghi.

Prima di iniziare

Lucidare l’immagine
Prima di iniziare la videochiamata, è importante fare un check di come apparirai. Controlla luci, ambientazione dietro di te, abbigliamento e viso. Assicurati di avere la luce di fronte a te, non dietro, in modo da poter essere visto con chiarezza. Fai attenzione all’ambiente e assicurati di non avere alcun elemento di distrazione sullo sfondo. Per l’abbigliamento puoi trarre facilmente spunto dai professionisti della televisione: non utilizzare gessati, modelli complicati o disegni a scacchi. È importante sfruttare la tecnologia video per la trasmissione delle tue parole, espressioni e idee, non per codificare e decodificare la fantasia della tua cravatta. E, infine, controlla il ‘piture-in-picture’ per assicurarti di essere visibile nel frame.

Il focus dell’immagine non deve concentrarsi sulla fronte o sul naso. Ciò è particolarmente importante quando si sta utilizzando un dispositivo personale per la connessione a un video conferenza. I laptop contribuiscono spesso alla visibilità naso-capelli. La postura ottimale per la digitazione al computer non coincide necessariamente con la postura ottimale della visualizzazione in video, quindi solleva il computer portatile per dare una visione più diretta di te.
I sistemi video di gruppo, come quelli presenti in un sala conferenze, tendono ad avere una migliore illuminazione e migliori angoli di campo per la ripresa, ma assicurati che tutti siano ben visibili e che non siano troppo piccoli, come figure in fondo al tavolo, al fine di garantire una buona connessione umana.
Se ci si trova in un ambiente immersivo di telepresence, queste variabili sono quasi tutte controllate, in questo caso assicurati solo di avere una postura dritta.

Sì, ora ti sento
Lo step successivo è assicurarsi che volume sia impostato al giusto livello, in modo che quando ci si connette la voce sia chiaramente udibile. Con un dispositivo personale, questo significa testare il microfono che verrà utilizzato – se si è collegati per mezzo di un auricolare o per mezzo di quello integrato nel PC o nel tablet, o tramite telefono. Non c’è niente di peggio di una videochiamata in cui si finisce per utilizzare i gesti piuttosto che le parole. Provarlo prima. Se sei in una sala conferenze, invece, ricorda che coloro che erano nella sala conferenze prima di te possono avere abbassato o alzato il volume o magari possono aver impostato il microfono in modalità “Mute”. Come regola generale, un volume impostato a livello media o leggermente superiore a quello medio dovrebbe consentire di sentire chiaramente ed essere ascoltati.

Prepara i contenuti
Se hai intenzione di condividere contenuti, assicurati di avere le diapositive o i documenti già pronti La domanda “Riesci a vedere i miei contenuti? ” è il nuovo “Riesci a sentirmi, adesso?’: può essere frustrante! Essere preparati fa risparmiare tempo e irritazione a te e ai tuoi colleghi.
Ricorda, però, che quando si condivide il contenuto, è importante essere consapevoli di ciò che si sta condividendo: si piò scegliere di condividere un documento specifico o l’intero desktop. Scegli saggiamente.

 

Durante la call

Ricorda, sei in camera
Dopo anni di telefonate audio, puoi essere abituato ad essere multitasking durante le lunghe riunioni.
Sul video, però, limarsi le unghie, controllare Twitter o fare le facce mentre gli altri parlano può
in realtà essere visto. Sappi che parlare al cellulare o a qualcuno che non è presente nella riunione, digitare sulla tastiera, chattare e attività simili durante una video conferenza sono l’equivalente
di parlare a voce troppo alta al telefono in uno spazio pubblico. Le videoconferenze sono molto più interpersonale e interattive delle semplici telefonate o delle e-mail. Se non ti comporteresti così durante un incontro dal vivo, non ti comportare in questo modo neanche durante una videochiamata.

Evitare inutili modifiche
Una volta che inizia la video conferenza, fai il minor numero di modifiche all’angolazione. Alcune modifiche potrebbero essere necessarie come risposta ai cambiamenti ambientali (ad esempio, puoi accendere o spegnere le luci della stanza, il rumore ambientale potrebbe aumentare improvvisamente, potrebbe essere necessario portare in primo piano un partecipante), ma nel complesso, correggere ripetutamente le impostazioni video durante la conferenza può distrarre i partecipanti ed è fastidioso per chi sta parlando.

Non stai parlando? Modalità Mute!
Le soluzioni Polycom includono la tecnologia brevettata NoiseBlock ™, che silenzia i rumori di fondo; altre tecnologie, invece, non distinguono all’interno del microfono tra suoni rilevanti e
suoni irrilevanti, come un cane che abbaia o il rumore di un’aspirapolvere. Tutti i sistemi hanno nella barra delle impostazioni la possibilità di disattivare l’audio quando non si sta parlando.
Quando si vuole parlare, è sufficiente fare clic sul pulsante “Attiva” e parlare. Quando hai finito, torna in modalità ‘mute’.

È “proprio come essere lì”
Come per ogni incontro faccia-a-faccia, i rumori e le conversazioni collaterali possono depistare una videoconferenza dallo scopo principale. Il risultato può essere un raduno virtuale che vira fuori rotta verso l’anarchia. Quindi è importante, proprio come con una interazione di persona, fornire un obiettivo della call, un ordine del giorno e condividere i contenuti con tutti i partecipanti in anticipo per mantenere tutti focalizzati.

Sfide comuni

Masticare e lavorare in collaborazione non si mescolano
Come abbiamo detto prima, se non lo faresti di persona, non farlo in video. E questo è particolarmente vero per i rumori e le espressioni non verbali, come masticare. Questo non vuol dire che non si può avere un “pranzo di lavoro” attraverso una riunione video, ma indossare una cuffia con il microfono sul lato destro della bocca può essere particolarmente efficace anche nella trasmissione dei suoni della tua masticazione. Fai un favore a tutti e stai particolarmente attento al tasto ‘mute’ quando fai uno spuntino.

Guarda la telecamera
Un valore chiave della videoconferenza consiste nell’ottenere segnali visivi che rendono la comunicazione più forte. Una dei maggiori contributi per aumentare la credibilità della comunicazione è entrare in contatto con gli occhi, assicurati, quindi, di guardare la telecamera. Dopo aver utilizzato il picture-in-picture per assicurarsi che il punto di vista è come dovrebbe essere, spegnilo in modo da non essere distratto dal guardare te stesso sullo schermo. Cerca di mantenere l’area di visualizzazione costante.

Non barare: non utilizzare solo l’audio
tutti hanno giorni “off”, ma questo non significa che bisogna nascondersi. Se sei un lavoratore a distanza, applica la classica regola “cosa farei se fossi in ufficio?”. Se tu fossi lì di persona in sede, ti nasconderesti nel tuo ufficio e non parteciperesti alla riunione nella sala conferenze con tutti gli altri? Una brutta acconciatura non ti impedisce di non essere inquadrato, così come calzini diversi non ti impedirebbero di fare un brainstorming con il resto del team. La potenza della videoconferenza si perde se non partecipi.

… Ma ci sono, naturalmente, eccezioni
Se si desidera organizzare una riunione video da remoto con una larghezza di banda limitata, come in un hotel in overbooking o nella casa al mare delle vacanze, spegni il video e fai andare solo l’audio al fine di rendere l’esperienza migliore per tutti i partecipanti. Il video ha più bisogno rispetto all’audio della larghezza di banda, e se spegni il video in situazioni con scarsa connessione sarai almeno in grado di vedere gli altri, visionate il contenuto ed essere ascoltato.

 

Lavorare da luoghi soliti e insoliti

Lavorare da casa
Lo smart working o il lavoro da casa è certamente cresciuto di popolarità negli ultimi anni, offrendo vantaggi per datori di lavoro e dipendenti.
Per il lavoratore a domicilio, rotolarsi fuori dal letto e saltare direttamente al lavoro dopo il caffè può aumentare la produttività, anche se lo si fa indossando pantofole a forma di coniglio. Ma le interruzioni domestiche possono avere un impatto notevole sulle videochiamate e sull’immagine che si mostra agli altri. Casa tua è un’estensione del tuo posto di lavoro e le si dovrebbe dare la dovuta considerazione. Se non si vuole che gli affari di business ruotino attorno al proprio radiatore dell’acqua, si dovrebbe evitare di averlo in mostra dietro. Lo stesso vale per i membri della famiglia, compresi quelli a quattro zampe. Tutti amano la sorpresa occasionale di quando i nostri cari si presentano in ufficio, ma se lo facessero ogni giorno, diventerebbe una distrazione. Una semplice card ‘Do Not Disturb’ fuori dall’area di lavoro può essere molto d’aiuto. E se il tuo cane o il tuo gatto non possono leggere, ricordati di lasciarli fuori a giocare prima della riunione.
Un ultimo punto particolarmente importante: se si usa lo stesso collegamento Internet a supporto di tutti gli altri dispositivi della rete domestica, assicurati che la famiglia sappia come sostenerti. Evitate download di grandi dimensioni (giochi, musica, film), evitate streaming: fate gioco di squadra e non fate aggiornare il telefono proprio mentre si è in videoconferenza.

Aerei, treni e bar
Ricorda che gli ambienti pubblici sono, beh, pubblici. Quella persona seduta accanto a te sul treno in realtà non vuole conoscere il tuo business. Quindi utilizza l’auricolare e mantieni la voce ad un livello di ‘conversazione’. E naturalmente, se hai a che fare con informazioni sensibili, pensa bene prima di condividerle. La velocità di Internet negli aeroporti e nelle sale d’attesa varia in termini di qualità, sii pronto ad utilizzare solo l’audio per preservare la qualità del suono e dei contenuti. Gli aeroporti hanno anche molti ambienti con annunci sonori: cambiamenti di gate, imbarco, ecc, quindi ricorda di passare alla modalità ‘mute’, a meno che non si sta parlando. Cerca di essere
fermo mentre sei in video; avere il team concentrato su di te con tutta la confusione in background può essere molto fastidioso. Una nota speciale: la sicurezza potrebbe non apprezzare la tua videoconferenza durante il controllo al metal detector. Fai i controlli prima di iniziare!

Vacanza o viaggi di lavoro
L’ubiquità di internet e dei dispositivi personali ha reso possibile unirsi a una videoconferenza quasi da qualsiasi luogo (ma solo perché non si può fare, non significa che si dovrebbe. Le vacanze sono pensate per fare un pausa e ricaricarsi in modo da poter essere più produttivi quando si torna). Quando è necessario connettersi dalle ferie, è importante prestare attenzione alla qualità dell’illuminazione e della connessione: come per il lavoro da casa, infatti, altre persone potrebbero utilizzare la stessa connessione a Internet.

 

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